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活动策划公司遇到活动突发状况应该怎么处理?

编辑:徐州蓝色创意展览服务有限公司  时间:2019-08-28

 1、设备故障或电力中断

  在活动执行过程中,偶尔会发生设备故障和电源中断,特别是在一些中小型活动中。现场设备故障的发生是因为设备不够专业,特别是音响系统故障率最高。各品牌的音响系统由于价格悬殊巨大其质量也不一样,一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元,其质量自然没有保证,这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能。而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万,大则上千万的都有,这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高。只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况,通常作为有经验的徐州活动策划公司都会采取预案,通常都有现场的备份设备,以确保万无一失。

  电力中断音响活动上演的事件也常有发生,通常影响电力中断的原因主要有

  (1)、负荷过高,导致供电系统不堪重负而中断。(2)、气候突然变化,如下雨、刮风等导致电线断裂或短路而电力中断。3、由于现场电力线路架设不规范,或由于观众现场踩踏等原因导致线路受损的电力中断。解决电力中断的办法通常是在活动上演前需要准备供电车,并同晚会的设备系统相连,一旦出现电力中断可以及时启动供电车的供电系统。

  2、因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改

  大型节庆的嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题。我曾听朋友说过一个这样的案例,某个活动曾经就出现过这要的问题,原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动上演前取消了出席本次活动,但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接上出了沟通上的问题,活动上演的时候主持人还是照本宣科的说“有请xxx领导宣布开幕”,最终上演了极其尴尬的一幕。

  同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的。

  3、气候突变

  大型活动最怕现场突然刮起风雨。气候变化引起的小规模突发事件可能导致现场混乱,同时也可能发生重大安全事故,如雨淋导致现场电力泄漏,风吹导致舞台、照明架倒塌等。这需要在事件发生前做好充分的准备。对于任何活动,专业的活动运营商将采取预防措施,以防暴风雨天气,如照明、音频、电视记录设备的防雨处理,以及照明架的加固。同时,历史天文数据和最近的天气预报需要仔细检查。

  4、安全问题

  遇到安全问题通常需要由公安部门来主导,但活动组织单位及现场主持人应积极配合现场公安的疏导工作。例如在2015年,蔡依林在南宁演唱会的舞台坍塌事件,造成的多人伤亡,这个就是安全没做到位而导致的。

  5、其他突发事件类型

  可见一个突发事件的出现不仅将考验团队的应变能力,更将考验团队的协作能力和坚持不懈的精神,任何突发事件都是有办法化解的,靠什么化解?一个是靠应变,第二个就是靠团队的一种合作和执着的精神,正所谓事在人为,任何突发事件我们都要去面对而不是回避,这也是我们在活动中要坚持的、在执行过程中要尊崇的一种理念。

  在很多活动中,由于徐州活动策划公司或者自身策划人员的疏忽,经常会造成一些意外的事件发生。当然,也有很多是不可避免的外在因素。假如活动正在进行中对于突发的状况没有对应的解决方案,不但会对活动造成不良影响,也会使人们对于公司的印象大打折扣。因此提前准给好应对措施是非常必要的。